การแปลงเอกสาร Word ให้กลายเป็นไฟล์ PDF ได้ในไม่กี่วินาที การแปลงไฟล์เป็น PDF ทำให้ไฟล์อยู่ในรูปแบบที่อเนกประสงค์และสามารถแชร์ได้ ทำให้เราสามารถเข้าถึงไฟล์ได้อย่างง่ายดายและแสดงไฟล์ได้อย่างถูกต้อง โดยยังคงรูปแบบและตัวเลือกการออกแบบในเอกสารต้นฉบับ ไม่ว่าจะเป็นบันทึกข้อความ โดยสามารถแชร์ไฟล์ที่แปลงมาโดยมั่นใจได้ว่า PDF นั้นจะแสดงแบบรูปอักษรและข้อมูลการจัดรูปแบบเหมือนต้นฉบับ

การประยุกต์ใช้ PDF ในสำนักงาน

          1. ระบบราชการ นำไฟล์ PDF ไปใช้ในงานเพื่อใช้เป็นเอกสารอเล็กทรอนิกส์ ทดแทนเอกสารรูปแบบกระดาษ

          2. ใช้ในการจัดเก็บและค้นหางานเอกสารจำนวนมาก

          3. ใช้แปลงไฟล์ข้อมูลอักษรภาพ เป็นตัวอักษรธรรมดา(OCR)

ประโยชน์ที่ได้รับจากไฟล์ PDF

          1. ง่ายต่อการสร้างไฟล์ เพียง 1 ปุ่ม เพื่อสร้างไฟล์ PDF จากโปรแกรม Adobe Acrobat

          2. ช่วยในการรวมไฟล์ต่างชนิดกัน ไว้ในรูปแบบ PDF เพียงไฟล์เดียว

          3. ช่วยแก้ปัญหาเรื่องฟอรต์สำหรับงานพิมพ์ เพราะ PDF มีระบบฝังฟอนต์ไว้ในไฟล์

 วิธีการใช้งาน

 1. คลิกเลือก Adobe Acrobat ≫ Sign ≫  Create Form

2. คลิกเลือก ไฟล์ที่ต้องการ ≫ Select file

3. คลิก Start เพื่อทำการแปลงไฟล์ข้อมูล

4. เมื่อดำเนินการเรียบร้อยแล้วให้กดบันทึกไฟล์ข้อมูล

          จะเห็นได้ว่า การใช้งานโปรแกรม Adobe Acrobat นั้น จะข้อจำกัดเมื่อนำมาใช้งานจริง คือ หากนำมาใช้กับการทำบันทึกข้อความที่ต้องระบุเหตุผลความจำเป็น หรือชื่อกิจกรรมโครงการที่ชื่อค่อนข้างยาว/สั้นจนเกินไป  จะทำให้การจัดวางข้อความจะไม่พอดีกับหน้ากระดาษได้