สรุปเนื้อหาการเขียนหนังสือราชการภายในและภายนอก
ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับได้แก่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารรณ พ.ศ. 2556 และระเบียบ
งานสารบรรณ พ.ศ. 25548 ซึ่งเป็นการเพิ่มเติมคำนิยามเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และคำว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์
ความสำคัญและประโยชน์ของการเขียนหนังสือ
1. เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่งและผู้รับหนังสือ
2. สามารถสื่อสารความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น และเข้าใจตรงกัน
3. ประหยัดเวลา ในการตีความ ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นำกลับมาอ่านทบทวน ทำความเข้าใจได้หลายครั้งเท่่าที่ต้องการ
4. สามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้
5. ใช้เป็นตัวอย่างสำหรับการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่
6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร
ความหมายของหนังสือราชการ
1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ
2. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการอื่นใด ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก
3. หนังสือส่วนราชการอื่นใด ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ
4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ
5. เอกสารที่ทางราชการจัดขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือขัอบังคับ
ความแตกต่างของหนังสือภายในและภายนอก และบันทึก
|
หนังสือภายนอก |
หนังสือภายใน |
บันทึก |
|
1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกระทรวงหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษตราครุฑ” มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย 4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน |
1. ติดร่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน 2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย 3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกขอความ” มีเฉพาะ เรื่อง เรียน 4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก 5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย 6. มีสำเนาคู่ฉบับ |
1. ติดต่อภายในกรมเดียวกัน 2. หัวหน้าส่วนราชการ ห หรือเจ้าหน้าที่สามารถลงนามได้ 3. ใช้กระดาษบันทึกข้อความ หรือกระดาษอื่นได้ จะมีชื่อเรื่อง หรือไม่มีก็ได้ 4. เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้ ออกเลขที่ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้ 5. พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้ 6. อาจไม่มีสำเนาก็ได้ |
ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526†‡
โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้นคณะรัฐมนตรี จึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้ เอกสารแนบ
ตัวอย่างหนังสือราชการภายในและภายนอก (บันทึกข้อความ)..ที่ถูกต้อง...สามารถดาว์โลด์ได้ที่
แบบฟอร์มหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)
แบบฟอร์มหนังสือราชการภายนอก
