การเขียนหนังสือราชการ ถือเป็นวิชาหนึ่งที่ข้าราชการและหรือบุคลากรในภาครัฐทุกคนต้องศึกษาและเรียนรู้ ซึ่งในแต่ละองค์กรนั้นย่อมมีภารกิจที่ต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างส่วนต่างๆทั้งภายในองค์กร และเครือข่ายภายนอกองค์กรอยู่เป็นประจำ  โดยที่หนังสือราชการเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการปฏิบัติราชการ และมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบุคลากรในองค์กร เนื่องจากการเขียนหนังสือราชการเพื่อสื่อความหมายให้เข้าใจตรงกันได้  จะช่วยประหยัดเวลา และปฏิบัติงานได้ตรงจุดประสงค์ อีกทั้งการเขียนหนังสือราชการมิได้มีความหมายเพียงตัวหนังสือ และเอกสารเท่านั้น หากยังบ่งชี้ถึงประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร และเป็นการเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรอีกด้วย

          ด้วยตระหนักถึงความสำคัญและความจำเป็นของการเขียนหนังสือราชการ เพื่อให้บุคลากรภาครัฐได้เสริมสร้างความรู้และเทคนิคในการเขียนหนังสือราชการ ซึ่งจะเขียนอย่างไรให้ดูดี ถูกต้องทั้งเนื้อหา หลักภาษา ถูกความนิยม มีความชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด สามารถสร้างความเข้าใจและสื่อสารถึงความต้องการของผู้ส่งไปยังผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจำเป็นอาศัยการเรียนรู้ ทฤษฎี หลักการเขียนพร้อมทั้งการฝึกปฏิบัติ ดังนั้น สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม จึงเห็นสมควรจัดโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ หลักสูตร “การเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานด้านธุรการและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ” ขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่และหรือบุคลากรภาครัฐได้รับความรู้ เรียนรู้หลักการเขียน รูปแบบต่างๆ ของหนังสือราชการการสรุปเนื้อหา การเรียบเรียงความคิด การพัฒนาทักษะให้สามารถเขียนหนังสือราชการประเภทต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

การบรรยาย และเน้นการฝึกปฏิบัติ รวมทั้งมีการประเมินความรู้ของผู้เข้าอบรมก่อน – หลังการอบรม  โดยมีเนื้อหาในการอบรมที่สำคัญประกอบด้วย

          ส่วนที่ ๑ : ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการเขียนหนังสือราชการ (๓ ชั่วโมง)

          เป็นการปูพื้นฐานและเสริมสร้างความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณโดยการบรรยาย พร้อมกับยกกรณีตัวอย่าง และทำกิจกรรมการมีส่วนร่วม เพื่อสร้างความเข้าใจ เกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ และหนังสือราชการรูปแบบต่างๆ ประกอบด้วย

-          ความสำคัญของหนังสือติดต่อราชการ

-          ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖

-          ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๔๘

-          รูปแบบและองค์ประกอบของหนังสือราชการ(หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา)

ส่วนที่ ๒ : เทคนิคการเขียนหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ (จำนวน  ๙  ชั่วโมง)

          เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับเทคนิคต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการเขียนหนังสือติดต่อราชการแบบต่างๆ ควบคู่กับการฝึกปฏิบัติเพื่อเพิ่มทักษะในการเขียนหนังสือติดต่อราชการอย่างมีประสิทธิภาพ อาทิ

          -  เทคนิคการเขียนหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ

          -  ฝึกปฏิบัติการจัดทำหนังสือราชการ

          -  วิเคราะห์โครงสร้างประโยคและใจความสำคัญของย่อหน้า

          -  ทักษะในการจับประเด็นและสาระสำคัญ

          -  การใช้ภาษาที่ถูกต้อง(ภาษาหนังสือราชการ)

          -  สำนวนที่ใช้ในหนังสือราชการประเภทต่างๆ อาทิ

                    *  หนังสือขอความอนุเคราะห์

                   *  หนังสือปฏิเสธ

                   *  หนังสือเชิญเป็นวิทยากร

                   *  ฯลฯ