การเขียนหนังสือราชการ ถือเป็นวิชาหนึ่งที่ข้าราชการและหรือบุคลากรในภาครัฐทุกคนต้องศึกษาและเรียนรู้ ซึ่งในแต่ละองค์กรนั้นย่อมมีภารกิจที่ต้องอาศัยความร่วมมือระหว่างส่วนต่างๆทั้งภายในองค์กร และเครือข่ายภายนอกองค์กรอยู่เป็นประจำ  โดยที่หนังสือราชการเป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างหนึ่งในการปฏิบัติราชการ และมีความจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับบุคลากรในองค์กร เนื่องจากการเขียนหนังสือราชการเพื่อสื่อความหมายให้เข้าใจตรงกันได้  จะช่วยประหยัดเวลา และปฏิบัติงานได้ตรงจุดประสงค์ อีกทั้งการเขียนหนังสือราชการมิได้มีความหมายเพียงตัวหนังสือ และเอกสารเท่านั้น หากยังบ่งชี้ถึงประสิทธิภาพในการทำงานของบุคลากร และเป็นการเสริมสร้างภาพลักษณ์ที่ดีต่อองค์กรอีกด้วย

          ด้วยตระหนักถึงความสำคัญและความจำเป็นของการเขียนหนังสือราชการ เพื่อให้บุคลากรภาครัฐได้เสริมสร้างความรู้และเทคนิคในการเขียนหนังสือราชการ ซึ่งจะเขียนอย่างไรให้ดูดี ถูกต้องทั้งเนื้อหา หลักภาษา ถูกความนิยม มีความชัดเจน รัดกุม กะทัดรัด สามารถสร้างความเข้าใจและสื่อสารถึงความต้องการของผู้ส่งไปยังผู้รับได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งจำเป็นอาศัยการเรียนรู้ ทฤษฎี หลักการเขียนพร้อมทั้งการฝึกปฏิบัติ ดังนั้น สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยมหาสารคาม จึงเห็นสมควรจัดโครงการฝึกอบรมเชิงปฏิบัติการ หลักสูตร “การเพิ่มประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานด้านธุรการและเทคนิคการเขียนหนังสือราชการตามระเบียบงานสารบรรณ” ขึ้นเพื่อให้เจ้าหน้าที่และหรือบุคลากรภาครัฐได้รับความรู้ เรียนรู้หลักการเขียน รูปแบบต่างๆ ของหนังสือราชการการสรุปเนื้อหา การเรียบเรียงความคิด การพัฒนาทักษะให้สามารถเขียนหนังสือราชการประเภทต่างๆ ได้อย่างถูกต้องและนำไปสู่การบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพ

การบรรยาย และเน้นการฝึกปฏิบัติ รวมทั้งมีการประเมินความรู้ของผู้เข้าอบรมก่อน – หลังการอบรม  โดยมีเนื้อหาในการอบรมที่สำคัญประกอบด้วย

          ส่วนที่ ๑ : ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับการเขียนหนังสือราชการ (๓ ชั่วโมง)

          เป็นการปูพื้นฐานและเสริมสร้างความรู้ ความเข้าใจเกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณโดยการบรรยาย พร้อมกับยกกรณีตัวอย่าง และทำกิจกรรมการมีส่วนร่วม เพื่อสร้างความเข้าใจ เกี่ยวกับระเบียบงานสารบรรณ และหนังสือราชการรูปแบบต่างๆ ประกอบด้วย

-          ความสำคัญของหนังสือติดต่อราชการ

-          ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖

-          ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๔๘

-          รูปแบบและองค์ประกอบของหนังสือราชการ(หนังสือภายนอก หนังสือภายใน หนังสือประทับตรา)

 

ส่วนที่ ๒ : เทคนิคการเขียนหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ (จำนวน  ๙  ชั่วโมง)

          เป็นการเรียนรู้เกี่ยวกับเทคนิคต่างๆ ที่จำเป็นสำหรับการเขียนหนังสือติดต่อราชการแบบต่างๆ ควบคู่กับการฝึกปฏิบัติเพื่อเพิ่มทักษะในการเขียนหนังสือติดต่อราชการอย่างมีประสิทธิภาพ อาทิ

          -  เทคนิคการเขียนหนังสือราชการและหนังสือโต้ตอบ

          -  ฝึกปฏิบัติการจัดทำหนังสือราชการ

          -  วิเคราะห์โครงสร้างประโยคและใจความสำคัญของย่อหน้า

          -  ทักษะในการจับประเด็นและสาระสำคัญ

          -  การใช้ภาษาที่ถูกต้อง(ภาษาหนังสือราชการ)

          -  สำนวนที่ใช้ในหนังสือราชการประเภทต่างๆ อาทิ

                    *  หนังสือขอความอนุเคราะห์

                   *  หนังสือปฏิเสธ

                   *  หนังสือเชิญเป็นวิทยากร

                   *  ฯลฯ

สรุปเนื้อหาการเขียนหนังสือราชการภายในและภายนอก

   ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับได้แก่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารรณ พ.ศ. 2556  และระเบียบ

งานสารบรรณ พ.ศ. 25548  ซึ่งเป็นการเพิ่มเติมคำนิยามเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และคำว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  

ความสำคัญและประโยชน์ของการเขียนหนังสือ

1. เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่งและผู้รับหนังสือ

2. สามารถสื่อสารความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น และเข้าใจตรงกัน

3. ประหยัดเวลา ในการตีความ  ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นำกลับมาอ่านทบทวน ทำความเข้าใจได้หลายครั้งเท่่าที่ต้องการ

4. สามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้

5. ใช้เป็นตัวอย่างสำหรับการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่

6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

ความหมายของหนังสือราชการ

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการอื่นใด  ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือส่วนราชการอื่นใด  ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ  หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ

5. เอกสารที่ทางราชการจัดขึ้นตามกฎหมาย  ระเบียบ  หรือขัอบังคับ

ความแตกต่างของหนังสือภายในและภายนอก และบันทึก  

หนังสือภายนอก

หนังสือภายใน

บันทึก

1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกระทรวงหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษตราครุฑ”  มีเรื่อง  เรียน  อ้างถึง  สิ่งที่ส่งมาด้วย

4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ  ออกเลขที่ทุกครั้ง

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

1. ติดร่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกขอความ”  มีเฉพาะ เรื่อง  เรียน

4. เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็นพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสำเนาคู่ฉบับ

1. ติดต่อภายในกรมเดียวกัน

2. หัวหน้าส่วนราชการ ห หรือเจ้าหน้าที่สามารถลงนามได้ 

3. ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  หรือกระดาษอื่นได้  จะมีชื่อเรื่อง หรือไม่มีก็ได้

4. เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้  ออกเลขที่ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้

5. พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้

6. อาจไม่มีสำเนาก็ได้

  

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526†‡

โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้นคณะรัฐมนตรี จึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้  เอกสารแนบ

 

ตัวอย่างหนังสือราชการภายในและภายนอก (บันทึกข้อความ)..ที่ถูกต้อง...สามารถดาว์โลด์ได้ที่

 แบบฟอร์มหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)

 แบบฟอร์มหนังสือราชการภายนอก