สรุปเนื้อหาการเขียนหนังสือราชการภายในและภายนอก

   ปัจจุบันงานสารบรรณมีระเบียบที่เกี่ยวข้อง 2 ฉบับได้แก่ ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารรณ พ.ศ. 2556  และระเบียบ

งานสารบรรณ พ.ศ. 25548  ซึ่งเป็นการเพิ่มเติมคำนิยามเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และคำว่าระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์  

ความสำคัญและประโยชน์ของการเขียนหนังสือ

1. เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร ระหว่างผู้ส่งและผู้รับหนังสือ

2. สามารถสื่อสารความหมายได้ถูกต้อง ตรงประเด็น และเข้าใจตรงกัน

3. ประหยัดเวลา ในการตีความ  ไม่ต้องสอบถามหรือเขียนใหม่ นำกลับมาอ่านทบทวน ทำความเข้าใจได้หลายครั้งเท่่าที่ต้องการ

4. สามารถเก็บไว้เป็นหลักฐานในการตรวจสอบได้

5. ใช้เป็นตัวอย่างสำหรับการปฏิบัติงานให้กับเจ้าหน้าที่

6. เป็นภาพลักษณ์ที่ดีขององค์กร

ความหมายของหนังสือราชการ

1. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ

2. หนังสือส่วนราชการมีไปถึงส่วนราชการอื่นใด  ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก

3. หนังสือส่วนราชการอื่นใด  ที่ไม่ใช่ส่วนราชการ  หรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ

4. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานทางราชการ

5. เอกสารที่ทางราชการจัดขึ้นตามกฎหมาย  ระเบียบ  หรือขัอบังคับ

ความแตกต่างของหนังสือภายในและภายนอก และบันทึก  

หนังสือภายนอก

หนังสือภายใน

บันทึก

1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกระทรวงหรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษตราครุฑ”  มีเรื่อง  เรียน  อ้างถึง  สิ่งที่ส่งมาด้วย

4. เป็นพิธีการเต็มรูปแบบ  ออกเลขที่ทุกครั้ง

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสำเนาคู่ฉบับและสำเนาครบถ้วน

1. ติดร่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการะดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายใน “กระดาษบันทึกขอความ”  มีเฉพาะ เรื่อง  เรียน

4. เป็นทางการ  ออกเลขที่  แต่เป็นพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสำเนาคู่ฉบับ

1. ติดต่อภายในกรมเดียวกัน

2. หัวหน้าส่วนราชการ ห หรือเจ้าหน้าที่สามารถลงนามได้ 

3. ใช้กระดาษบันทึกข้อความ  หรือกระดาษอื่นได้  จะมีชื่อเรื่อง หรือไม่มีก็ได้

4. เป็นทางการหรือไม่เป็นทางการก็ได้  ออกเลขที่ภายใน หรือไม่มีเลขที่ก็ได้

5. พิมพ์หรือเขียนด้วยลายมือก็ได้

6. อาจไม่มีสำเนาก็ได้

  

ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526†‡

โดยที่เป็นการสมควรปรับปรุงระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2506 เสียใหม่ให้เหมาะสมยิ่งขึ้นคณะรัฐมนตรี จึงวางระเบียบไว้ ดังต่อไปนี้  เอกสารแนบ

 

ตัวอย่างหนังสือราชการภายในและภายนอก (บันทึกข้อความ)..ที่ถูกต้อง...สามารถดาว์โลด์ได้ที่

 แบบฟอร์มหนังสือภายใน (บันทึกข้อความ)

 แบบฟอร์มหนังสือราชการภายนอก