แบบฟอร์มต่าง ๆ ของคณะส่วนใหญ่จะใช้เป็นโปรแกรม  Microsoft word  และ  Adobe Acrobat  ซึ่งไฟล์ที่สามารถกรอกข้อมูลได้ทันที คือ ไฟล์ Word  แต่ข้อจำกัดของการนำไฟล์  Word  ไปใช้  เช่น การเปิดไฟล์ไม่ได้  หรือหากเปิดได้รูปแบบหรือฟอนท์อาจจะไม่เหมือนกับต้นฉบับ  ซึ่งหากเราเซฟเป็นไฟล์  pdf  ก็สามารถช่วยแก้ปัญหาเหล่านี้ได้  และยังมีข้อดีอื่น ๆ อีกดังนี้

✔️ไฟล์  pdf  สามารถเปิดใช้งานได้หลายระบบการทำงาน  ไม่ว่าจะเป็น  Window  หรือ  Mac  หรือบน

       มือถือก็สามารถเปิดไฟล์และเซฟไฟล์งานแบบ pdf  ได้หมด

✔️ไฟล์ pdf ใช้ส่งงานผ่านทางอินเทอร์เน็ตได้รวดเร็ว

✔️ไฟล์ pdf สามารถคงการมองเห็น คุณภาพการพิมพ์หรือการจัดหน้าได้เหมือนต้นฉบับ

✔️สามารถส่งรูปภาพที่มีความคมชัดผ่านไฟล์ pdf ได้อย่างรวดเร็ว

✔️สามารถทำการเซฟนามสกุล .pdf ได้จากหลายโปรแกรม

✔️สามารถเก็บไฟล์งานที่มีคุณภาพสูงได้อย่างดี

ดังนั้น  การสร้างแบบฟอร์ม PDF ด้วยโปรแกรม Adobe Acrobat ให้สามารถกรอกข้อมูลได้  จึงเป็นประโยชน์อย่างมากต่อการนำไปใช้  ซึ่งการสร้างแบบฟอร์มมีวิธีดำเนินการดังนี้

1. สร้างแบบฟอร์มในโปรแกรม Microsoft Word ตามรูปแบบที่ต้องการ

2. บันทึกแบบฟอร์มจาก File Microsoft word ให้เป็น File pdf

3. เปิดโปรแกรม Adobe Acrobat  เลือก File pdf  ที่บันทึกไว้ขึ้นมา เลือกเมนู File เลือก Create เลือก Create Form เพื่อสร้างแบบฟอร์ม

4. โปรแกรมจะขึ้นกล่อง Create Form เลือก From Existing Document เลือก next

5. โปรแกรมจะขึ้นกล่อง Existing From เลือก Current Document เลือก Continue

6. โปรแกรมจะสร้าง Text Field อัตโนมัติมาให้บางส่วน ซึ่งสามารถปรับแต่งหรือลบรูปแบบได้ตามต้องการ

ในกรณีที่โปรแกรมไม่ได้สร้าง Text Field  มาให้ สามารถเพิ่ม Text Field  ได้ โดยไปที่เมนูคำสั่งที่มุมด้านขวาของโปรแกรม 

7. การสร้าง Text Field ไปที่เมนูคำสั่งเลือก Add New Field เลือก Text Field คลิกขวาในกล่อง Text Field

8. เมื่อสร้างฟอร์มเสร็จแล้วให้บันทึกแบบฟอร์ม จะได้แบบฟอร์มในรูปแบบ File pdf